¿Cómo aumentar la productividad de los visitadores con software de distribución?

Introducción: el desafío de la productividad en las empresas de distribución

Una de las mayores preocupaciones de los gerentes de empresas de distribución capilar es la baja productividad de los visitadores y el equipo de ventas. Los visitadores, como primera línea de contacto con el cliente, tienen un papel vital en la cadena de ventas, pero desafortunadamente muchas organizaciones se enfrentan a problemas como desplazamientos improductivos, registro lento de pedidos, falta de supervisión precisa y pérdida de tiempo en procesos manuales.

Según estadísticas globales, los visitadores de ventas dedican en promedio solo entre el 35 y el 40 por ciento de su tiempo laboral a actividades productivas como la negociación y el cierre de contratos. El resto del tiempo se dedica a desplazamientos, registro de información, coordinación con la oficina y tareas administrativas. Esto significa que más de la mitad del costo que paga por su fuerza de ventas se desperdicia.

¿Cuál es la solución? El uso de software especializado de distribución capilar que mecaniza, inteligentiza y hace rastreables los procesos de ventas. En este artículo, examinamos 10 soluciones prácticas para aumentar la productividad de los visitadores utilizando software de distribución.

10 soluciones prácticas para aumentar la productividad de los visitadores

1. Enrutamiento inteligente y optimización de desplazamientos

El mayor factor de pérdida de tiempo de los visitadores son los desplazamientos innecesarios y las rutas ineficientes. El software de distribución capilar de Ase Cloudify, utilizando algoritmos de enrutamiento inteligente, calcula la ruta más corta y óptima según el tráfico en tiempo real, la distancia geográfica y la prioridad de los clientes. Esta capacidad permite a los visitadores tener hasta un 30 por ciento menos de tiempo de desplazamiento y poder visitar a más clientes durante el día.

2. Aplicación móvil rápida y fácil de usar

Los visitadores deben poder registrar el pedido del cliente en el menor tiempo posible. La aplicación móvil de Ase Cloudify, con un diseño completamente optimizado y una interfaz de usuario simple, permite registrar un pedido en menos de 30 segundos. Las características de esta aplicación incluyen lector de código de barras para identificar productos, visualización del inventario del almacén en tiempo real, historial de compras del cliente y sugerencia inteligente de productos alternativos.

3. Planificación automática diaria de los visitadores

Ya no es necesaria la planificación manual y en papel. El sistema de gestión de ventas de Ase Cloudify ajusta automáticamente el programa diario de cada visitador según factores como la frecuencia de compra del cliente, el monto de la deuda, la prioridad geográfica y la programación de visitas anteriores. El visitador se enfrenta a un programa estructurado y definido por la mañana y sabe a qué clientes debe visitar y a qué hora.

4. Eliminación de papel y procesos manuales

Los procesos en papel son enemigos de la productividad. El registro de pedidos en papel, el envío de facturas a la oficina, la reingreso de información en el sistema y el archivado de documentos consumen una gran cantidad de tiempo. El software de distribución de Ase Cloudify digitaliza todos estos procesos. El visitador registra el pedido en la aplicación, la factura se imprime o envía inmediatamente, la información se registra automáticamente en el sistema de contabilidad y almacén, y no hay más errores humanos derivados de la entrada manual de datos.

5. Informes en tiempo real y transparentes

Una de las herramientas más importantes para aumentar la productividad son los informes en tiempo real y precisos. El gerente de ventas puede monitorear el estado de cada visitador en cualquier momento a través del panel de gestión de Ase Cloudify: ¿dónde está ahora? ¿Cuántos clientes ha visitado? ¿Cuánto ha vendido? ¿Cuántos pedidos nuevos ha registrado? ¿Qué productos han tenido más ventas? Esta transparencia permite a los gerentes tomar decisiones rápidas y efectivas para mejorar el rendimiento del equipo.

6. Conexión con almacén y contabilidad

Cuando el software de ventas está conectado al sistema de almacén y contabilidad, el visitador conoce el inventario de productos en tiempo real y puede dar al cliente un compromiso de entrega preciso. Además, después de registrar el pedido, se emite automáticamente un recibo de almacén y se crea un documento contable. Esta conexión elimina las comunicaciones adicionales, reduce los errores y aumenta la velocidad del proceso, desde el registro del pedido hasta la entrega del producto.

7. Capacitación y empoderamiento de los visitadores

La productividad no aumenta solo con herramientas; el recurso humano debe estar capacitado y ser competente. Ase Cloudify, además de proporcionar el software, ofrece cursos de capacitación integrales para los visitadores, desde la capacitación en el uso de la aplicación hasta técnicas de ventas profesionales, gestión del tiempo y habilidades de negociación.

8. Recompensa e incentivo basados en datos

Los sistemas de recompensa tradicionales suelen ser injustos e ineficaces. Con el software de distribución de Ase Cloudify, puede calcular las recompensas de los visitadores basándose completamente en datos precisos y transparentes. Cada visitador puede ver su informe de rendimiento diario, semanal y mensual y saber qué debe hacer para obtener una mayor recompensa.

9. Reducción del tiempo de inactividad y desplazamiento

Uno de los problemas comunes son los tiempos de inactividad entre visitas. El sistema de enrutamiento inteligente de Ase Cloudify, teniendo en cuenta el tráfico en tiempo real, la distancia y el tiempo de viaje, sugiere el mejor orden de visita. Además, existe la posibilidad de establecer un área geográfica que registra la entrada y salida del visitador al área de cada cliente.

10. Soporte en línea y orientación en tiempo real

Los visitadores a veces se enfrentan a preguntas o problemas en el campo que, si no se responden rápidamente, pueden llevar a la pérdida de oportunidades de ventas. El equipo de soporte en línea de Ase Cloudify está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Además, los visitadores pueden hacer sus preguntas directamente al gerente de ventas o al soporte técnico a través del chat integrado en la aplicación.

Indicadores clave de productividad del visitador (KPI)

Para medir la productividad de los visitadores, debe definir indicadores específicos y medibles. En el software de Ase Cloudify, todos estos indicadores se calculan automáticamente y se muestran en el panel de gestión. Los KPI más importantes de productividad del visitador son:

• Número de visitas diarias: Promedio de clientes que cada visitador visita en un día. Objetivo: 15 a 25 visitas al día según la industria.
• Tasa de conversión: Porcentaje de visitas que resultan en registro de pedidos. Cuanto más alto sea este número, mayor será la productividad.
• Valor promedio de cada pedido: Valor promedio de cada factura. El aumento de este indicador impacta directamente en la rentabilidad.
• Duración de cada visita: Tiempo promedio que el visitador pasa en el lugar del cliente. El equilibrio entre velocidad y calidad es importante.
• Tasa de cobro de cuentas: Porcentaje de cuentas cobradas respecto al total. Un visitador efectivo es aquel que tanto vende como cobra.
• Número de nuevos clientes: Clientes agregados al ciclo de ventas por el visitador.
• Tasa de penetración en el área: Porcentaje de clientes activos respecto al potencial total del área cubierta por el visitador.

Presentación de Ase Cloudify

Ase Cloudify es un software en la nube, inteligente e integral para la gestión de ventas y distribución capilar que cubre todas las necesidades de las empresas de distribución. Este software, con arquitectura moderna y basada en la nube, le permite gestionar su equipo de ventas de forma inteligente sin necesidad de infraestructura compleja.

Más de 500 empresas de distribución capilar en todo el mundo utilizan Ase Cloudify y el aumento promedio de sus ventas después de la implementación se ha reportado en más del 30 por ciento.