Ventajas de usar software en la nube en la gestión de ventas y distribución

Introducción: ¿qué es el software en la nube?

El software en la nube o SaaS (Software as a Service) es un tipo de software que se ejecuta en servidores remotos y los usuarios acceden a él a través del navegador de internet o una aplicación. A diferencia del software tradicional que se instalaba en un servidor o computadora local, el software en la nube se aloja en la nube y la empresa proveedora es responsable de su mantenimiento, seguridad y actualización.

En la industria de la distribución capilar y la gestión de ventas y distribución, el software en la nube se ha convertido en un estándar global. Las empresas de distribución capilar utilizan DMS en la nube, SFA en la nube y CRM en la nube para gestionar visitadores, registrar pedidos, almacenar y distribuir. Pero, ¿por qué la nube? ¿Qué ventajas tiene que impulsan a las empresas a migrar de sistemas tradicionales a la nube?

En este artículo completo, examinaremos todos los aspectos del software en la nube, desde la definición y conceptos básicos hasta la comparación detallada con sistemas tradicionales, los múltiples beneficios de la nube, los desafíos y preocupaciones comunes, las estadísticas globales y, finalmente, la presentación de una solución 100% en la nube para la gestión de ventas y distribución.

Comparación entre software en la nube y tradicional (On-Premise)

Antes de examinar los beneficios, es mejor conocer la diferencia entre ambos enfoques:

• Software tradicional (On-Premise): Se instala en un servidor físico dentro de la empresa. El costo de compra del servidor, equipos de red, licencias y contratación de un equipo de TI corre por cuenta de la empresa. El acceso solo es posible desde la red interna. La actualización es manual y costosa.
• Software en la nube (Cloud-Based): Se aloja en el servidor en la nube de la empresa proveedora. El costo se paga en forma de suscripción mensual o anual. Se puede acceder desde cualquier lugar y cualquier dispositivo. La actualización automática y la seguridad son responsabilidad del proveedor.

Considere una empresa de distribución capilar con 100 visitadores. En el modelo tradicional, debería comprar un servidor potente, configurar una red interna, tener un equipo de TI para mantenimiento y actualizar el servidor cada 3 o 4 años. En el modelo en la nube, solo necesita comprar una suscripción y todo está listo. Esta diferencia de costo y tiempo es significativa.

Beneficio 1: Acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento

La mayor ventaja del software en la nube es el acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana, desde cualquier parte del mundo. El gerente de ventas puede ver el informe de ventas diario desde casa, dentro del vehículo o incluso durante un viaje. El visitador puede registrar el pedido en el lugar del cliente y el almacenista lo ve inmediatamente.

En los sistemas tradicionales, el visitador debía ir a la oficina o ingresar la información con retraso. Pero en el sistema en la nube, todo se actualiza en tiempo real. Esta velocidad tiene un impacto directo en la toma de decisiones.

El software de distribución capilar de Ase Cloudify se puede usar en móvil, tableta y portátil, y no requiere presencia física en la oficina.

Beneficio 2: Reducción de costos de infraestructura

Una de las razones más importantes para migrar a la nube es la reducción de costos de infraestructura. En el modelo tradicional, la empresa debe pagar los siguientes costos:

• Compra de servidor y equipos de red.
• Licencia del sistema operativo y software de base de datos.
• Costo de electricidad, refrigeración y espacio físico del servidor.
• Salarios del equipo de TI.
• Actualización y reemplazo de equipos cada 3-4 años.

En el software en la nube, estos costos se eliminan. La empresa solo paga un costo de suscripción mensual que incluye todos los servicios. Para las empresas de distribución capilar pequeñas y medianas, este modelo es mucho más rentable.

Beneficio 3: Seguridad y copia de seguridad automática

Quizás piense que la seguridad en la nube es menor que en el sistema tradicional, pero la realidad es lo contrario. Las empresas proveedoras de servicios en la nube utilizan los protocolos de seguridad más avanzados:

• Encriptación de datos en tránsito y en reposo.
• Firewalls avanzados y sistemas de detección de intrusiones.
• Copia de seguridad automática diaria.
• Almacenamiento de información en varios centros de datos diferentes.
• Monitoreo de seguridad las 24 horas.

En el sistema tradicional, si el servidor de la empresa tiene problemas, se quema o es hackeado, toda la información se pierde. Pero en la nube, incluso si un centro de datos falla por completo, otro centro de datos lo reemplaza inmediatamente y la información no se pierde.

Beneficio 4: Actualización automática

En el software tradicional, la actualización es un proceso lento y costoso. Hay que comprar la nueva versión, instalarla en el servidor, migrar la base de datos y realizar pruebas exhaustivas. A veces, este proceso lleva semanas.

En el software en la nube, la actualización la realiza automáticamente la empresa proveedora. Los usuarios, al ingresar al sistema por la mañana, tienen la última versión sin haber hecho nada. Las nuevas funciones, la corrección de errores y la mejora de la seguridad se aplican continuamente.

Beneficio 5: Escalabilidad

Los negocios no se mantienen estáticos. Una empresa de distribución capilar puede tener hoy 50 visitadores y el año próximo 200. En el sistema tradicional, aumentar el número de usuarios requiere comprar un servidor más potente, actualizar la licencia y cambiar la infraestructura.

En el software en la nube, la escalabilidad es tan simple como aumentar la suscripción. Puede aumentar el número de usuarios de 50 a 500 en cuestión de minutos sin ningún cambio en la infraestructura. Además, si la necesidad disminuye, puede reducir la suscripción y pagar solo por lo que consume.

Beneficio 6: Integración fácil con otros sistemas

El software en la nube moderno se ofrece con potentes API que permiten la conexión con otros servicios. Un DMS en la nube puede integrarse fácilmente con:

• Sistema de contabilidad.
• Sistema tributario.
• Sistema bancario y pago en línea.
• Aplicaciones de mapas y enrutamiento.
• Sistema de mensajería y notificaciones.
• CRM y sistema de marketing.

En los sistemas tradicionales, estas integraciones suelen ser costosas y requieren programación personalizada. Pero el software de Ase Cloudify tiene integración preparada con muchos sistemas comunes.

Seguridad en el software en la nube

La seguridad es una de las mayores preocupaciones de los gerentes al migrar a la nube. Veamos las capas de seguridad de un software en la nube profesional:

• Seguridad física: Los centros de datos tienen control de acceso biométrico, cámaras de vigilancia, generador de electricidad de emergencia y sistema de extinción de incendios.
• Seguridad de red: Uso de VPN, firewall de última generación, WAF y sistema de protección DDoS.
• Seguridad de datos: Encriptación AES-256 para datos almacenados y TLS 1.3 para datos en tránsito.
• Gestión de acceso: Autenticación de dos factores, control de acceso basado en roles y registro de todas las actividades.
• Copia de seguridad: Copia de seguridad diaria con capacidad de recuperación hasta 30 días atrás.

Ase Cloudify cumple con todos los estándares de seguridad actuales y su información está completamente segura con nosotros.

Presentación de Ase Cloudify (solución 100% en la nube)

Ase Cloudify es una solución integral y 100% en la nube para la gestión de ventas y distribución de empresas de distribución capilar. A diferencia de muchos competidores que todavía utilizan arquitectura tradicional, Ase Cloudify ha sido diseñado y construido desde el principio sobre la plataforma de la nube.

Características clave de Ase Cloudify:

• DMS en la nube con capacidad de personalización completa.
• SFA avanzado para gestionar visitadores en el campo.
• CRM integrado para gestionar la relación con el cliente.
• Informes en tiempo real con panel de gestión.
• Capacidad de uso sin conexión para visitadores.
• Copia de seguridad automática diaria en tres centros de datos separados.
• Actualización automática sin necesidad de acción del usuario.